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La importancia de un plan de comunicaciones eficaz en las empresas


SIETE MINUTOS DE LECTURA ·· NIVEL BÁSICO
25 DE JULIO DE 2017

Prepárese como persona u organización para enfrentar con solvencia la comunicación con las diferentes audiencias en esta Era Digital.

«Los seres humanos somos animales sociales» es, por lo general, la primera frase que se encuentra en cualquier libro o documento de sociología. Y sí que lo somos, porque desde la época de las cavernas hemos trabajado en equipo y aprendido las bondades de la colaboración y la coordinación, en especial cuando buscamos un resultado en particular. Este hecho, el de ser sociales y de trabajar en grupo, nos ha permitido apoderarnos del planeta, desarrollar tecnologías impresionantes y gozar de un enorme bienestar. Pero esto no hubiera sido posible sin la comunicación. Gracias a la comunicación, la humanidad pudo aprender a coincidir, conciliar, definir y relacionarse.

La comunicación es el área que se hace cargo del intercambio de información entre dos o más personas, y la hay de dos tipos: comunicación verbal y no verbal. La primera consiste en transmitir usando signos no lingüísticos, formas de mensajes no verbales que incluyen los gestos, expresiones faciales, expresión corporal, contacto visual, manera de vestir, háptica —comunicación por medio del tacto—, cronémica —significado del tiempo en la comunicación—, kinésica —lenguaje corporal—, entre otros. La segunda es aquella que utiliza las palabras.

Desarrollar la habilidad —individual y colectiva— de escribir, leer, expresar, observar, hablar y escuchar es fundamental para una vida exitosa y para el desarrollo profesional (o comercial, cuando se trata de un colectivo). Quienes trabajan fervientemente en el mejoramiento de la comunicación están un paso adelante, porque optimizan sus capacidades de entendimiento y negociación.

«Las claves de una empresa exitosa son: pasión, disrupción, innovación y comunicación».

La comunicación, por consiguiente, es un pilar básico de la sociedad y de los negocio. Porque está más que demostrado que las capacidades para comunicar tienen una incidencia fuerte en el mejoramiento de las posibilidades de encontrar el apoyo necesario y en los resultados de cualquier actividad emprendida.

Aprendiendo a diseñar una estrategia efectiva de comunicación

A las personas y compañías, la buena comunicación les garantiza visibilidad, involucramiento y cercanía, que son tres activos trascendentales para su estabilidad y proyección. Con la visibilidad se consigue estar presente en la mente del prospecto y cliente, con el involucramiento, retroalimentación permanente para la adaptación de los productos o servicios a las necesidades y con la cercanía, fidelidad y apoyo en la masificación del mensaje.

Vivimos en un mundo hiperconectado, que sirve como caja de resonancia de todo lo que decimos. Cada mensaje emitido aporta o quita, cada publicación le añade significado y forma al concepto que otros tienen de nosotros. Es por esto que, saber comunicar es prioritario para las personas y empresas, y para hacerlo bien se requiere de un plan. ¿Cómo se construye este plan? Superando cinco etapas sencillas, que son:

1. Definir los objetivos de la comunicación

La primera pregunta que se deben formular los individuos u organizaciones que quieran iniciar con el pie derecho sus acciones de comunicación es qué quieren o necesitan comunicar. Saber a ciencia cierta lo que se busca es la clave para desarrollar una buena comunicación, porque si no se tienen claros los objetivos no se estará comunicando sino parloteando.

Los objetivos de comunicación pueden ser multiples, pero se deben abordar por etapas. Un plan de comunicaciones debe redactar y socializar estos objetivos, además debe establecer un orden de prioridades antes de comenzar a trabajar en pro de ellos. Cada mensaje emitido o respuesta a una interacción debe ser cuestionado bajo su óptica. Tener ese norte definido hará que la comunicación sea eficaz y reducirá las posibilidades de equivocación o de caer en problemas por falta de claridad o rumbo.

2. Entender al interlocutor

Para comunicarse bien se necesita entender quien está al otro lado, conocer sus habilidades de comunicación, tono y lenguaje preferido. Las personas o negocios que se deciden a comunicar sin antes haber investigado al interlocutor, generalmente cometen errores. Elegir el escenario ideal, las palabras o formas apropiadas y el momento oportuno para lanzarse a una comunicación es una tarea crítica para poder obtener el resultado esperado.

Cuando se hace la planificación de la comunicación, los líderes empresariales deben invertir tiempo y recursos en la profundización del entendimiento de los interlocutores, pero no únicamente la primera vez que se crea el plan sino también a lo largo de su ejecución. Mejorar en este aspecto es una obligación permanente e importante. Los individuos o compañías decididas a aprender cada detalle de sus interlocutores sobrepasan a sus competidores y se vuelven más eficaces a la hora de comunicar.

3. Adaptar el mensaje

Cuando se tiene una enorme claridad sobre lo que se quiere comunicar y sobre quien es el interlocutor será más fácil adaptar el mensaje. El tercer paso de un buen plan de comunicación es redactar unas políticas claras, que permitan elegir correctamente las variables que inciden en el mensaje para poder ejecutar el plan con inteligencia. La asertividad de un mensaje dependerá en gran medida del momento, escenario, tema, entorno e interlocutor; es por esto que se deben diseñar procesos de evaluación para poder elegir bien en las diferentes variables antes de construir y emitir el mensaje.

«Un factor que está transformando la comunicación empresarial es la economía de la atención, ganarse la atención del usuario».

El día de la semana, la hora del día, el lugar de la comunicación, la temática que se abordará, las circunstancias sociales y el receptor del mensaje puede que no afecten la intencionalidad o los objetivos de un mensaje, pero sí la codificación y forma de este. Nunca será igual hablar en persona que a través de un correo electrónico; de la misma forma, no se puede esperar que la actitud de un interlocutor sea la misma un lunes que un viernes. Comprender esto y trazar las reglas que nos ayuden a entender los escenarios posibles hará que la comunicación de una persona o colectivo sea mejor.

4. Atender la interacción

Cuando se emite un mensaje hacia un interlocutor, por lo general, este reacciona frente a él, produciendo una interacción que debe ser atendida. Esto significa que el desarrollo de las habilidades y la planificación de la comunicación no pueden terminar cuando se emite el mensaje sino que se deben tener en cuenta las interacciones futuras. Sí, sabemos que planificar una interacción es utópico, pero más allá de convertir el dialogo en un asunto automatizado lo que se busca a la hora de planear una interacción es definir algunas pautas para mejorar esta parte de la comunicación.

Preparar la interacción sirve, sobretodo en los negocios, para alinear a cada uno de los posibles interlocutores de la organización que podrían estar en contacto con las audiencias. Además, permite establecer metodologías creativas y atrapantes, que produzcan diálogos profundos y cercanos.

5. Evaluar el resultado y aprender

La última parte de un plan de comunicación está compuesta por las acciones orientadas al análisis de los resultados obtenidos por cada mensaje, interacción o dialogo. Con una evaluación rigurosa será posible perfeccionar los cuatro puntos previos, porque a través de una revisión detallada se podrán depurar los objetivos o plantear algunos nuevos cuando se cumpla con los primeros, también se aprenderá del interlocutor, sus intereses y motivaciones, y se aprenderá a interactuar con mayor solvencia para que los usuarios vivan mejores experiencias a la hora de relacionarse con la compañía.


  • Fotografía de Alexis Brown en Unsplash.

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