La Metodología Scrum al servicio de los proyectos digitales

Aprenda como apropiarse de las ventajas de la Metodología Scrum para la creación y ejecución de un proyecto digital.

Tiempo estimado de lectura: 8:50
Nivel del contenido
Intermedio.
¿Qué aprenderá?
Con el contenido presentado aprenderá a usar la Metodología Scrum para el diseño y desarrollo de proyectos digitales.
Perfil de lector recomendado
Emprendedores, profesionales de marketing, líderes empresariales, directivos y gerentes generales.

Un proyecto digital —desde el más simple hasta el más complejo— se compone de una sumatoria de reflexiones, tareas y evaluaciones en la búsqueda de unos objetivos de negocio. Todos los proyectos, sin importar su fin, deben superar tres etapas: la reflexiva, momento destinado a la planeación, al análisis de los objetivos y las audiencias, a la búsqueda y elección de las rutas y a la confección del cronograma de tareas; la operativa, tiempo usado para ejecutar lo planeado, para la creación de procedimientos, la optimización de las acciones y el depurado de lo operativo, tratando siempre de obtener más con menos, y la evaluativa, que aborda lo métrico y analítico, que mide y valora lo que se obtiene y que saca conclusiones para mejorar.

Diseñar y llevar a cabo un proyecto digital es un proceso complejo que requiere un equipo de trabajo inteligente, que se complemente y colabore, que avance al ritmo de los logros y que no se conforme con nada. Ahora, para triunfar, además de lo anterior, se necesita un método, disciplina y mucha paciencia.

Pero, ¿qué método es el adecuado para construir un proyecto digital? Existen muchos, algunos probados y otros experimentales; hoy hablaremos de uno con bastantes adeptos —sobretodo entre los creadores de software—, la Metodología Scrum.

¿Qué es la Metodología Scrum?

«Comenzar un proyecto es más difícil de lo que parece. Se requiere visión, orden, perseverancia y recursos».

Es un método ágil y flexible para la ejecución de proyectos de cualquier índole, fue pensado en sus inicios para gestionar el desarrollo de software. Esta metodología obtuvo popularidad porque siempre se enfocó en la búsqueda de los mejores caminos para que las empresas tecnológicas maximizaran el retorno sobre la inversión.

El Scrum es un proceso cuyos pilares son el trabajo colaborativo y la alta productividad, que se fundamenta en las entregas parciales y el desarrollo incremental, que apela al solapamiento de las diferentes fases de desarrollo en lugar de los ciclos secuenciales o en cascada.

¿Cómo surgió la Metodologia Scrum?

Según Wikipedia, el modelo fue identificado y definido por Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi a principios de 1980, cuando analizaron el proceso mediante el cual las empresas tecnológicas desarrollaban sus nuevos productos. En su investigación, Nonaka y Takeuchi, compararon la forma de trabajo de un equipo empresarial con la actitud de los jugadores de rugby cuando hacen el scrum o melé —en el rugby, scrum o melé, es una formación fija usada para disputar la pelota—.

Aunque el Scrum fue concebido para el trabajo en proyectos tecnológicos, con el pasar de los días se encontraron grandes beneficios en la metodología para gestionar cualquier tipo de proyecto, sobretodo en aquellos en los que las circunstancias son cambiantes e inestables y que exigen rapidez y flexibilidad, un lugar común de los entornos digitales.

¿Cuáles son los beneficios de la Metodología Scrum?

  • Alta flexibilidad durante el proceso. Los proyectos que se ejecutan usando la Metodología Scrum tienen una alta capacidad de reacción frente a los cambios generados por nuevos requerimientos de los clientes o por una evolución del mercado. La metodología fue pensada para adaptarse a circunstancias cambiantes, algo recurrente en los escenarios digitales y en los proyectos complejos.
  • Eleva la productividad del equipo de trabajo. La reducción de los procesos burocráticos durante la ejecución del proyecto y la autonomía de trabajo del equipo eleva ostensiblemente el rendimiento. La Metodología Scrum se vale de estructuras horizontales, con menos jerárquicas, que facilitan el flujo y la revisión de las tareas.
  • Reducción de los tiempos para estar en el mercado. Como el proyecto se pone a disposición de los usuarios durante su construcción, las audiencias pueden usar las funcionalidades y apropiarse del proyecto desde fases tempranas, mucho antes de que esté completado. Esta característica de la Metodología Scrum permite y facilita la retroalimentación y optimización del proyecto.
  • Maximiza el retorno de la inversión. En vista de que el proyecto se desarrolla y se usa en simultánea, el producto o servicio digital puede generar un retorno desde sus primeras etapas; es decir, que quienes usan la Metodología Scrum pueden obtener ingresos, que ayuden a solventar la ejecución misma del proyecto, desde las fases iniciales.
  • Buena capacidad en la predicción de tiempos. Cuando se usa la Metodología Scrum se puede calcular la velocidad media de trabajo del equipo involucrado, y con esto es posible estimar los tiempos necesarios para completar el proyecto.
  • Reducción de los riesgos. La simultaneidad en la ejecución y uso del proyecto permite una organización funcional de las tareas, priorizando las funcionalidades de mayor valor, lo cual mitiga eficazmente los riesgos.

¿Cuales son los roles de quienes trabajan con la Metodología Scrum?

Un grupo de trabajo para la construcción de un proyecto digital —usando la Metodología Scrum— está conformado por una serie de roles principales y auxiliares. Aunque el número de miembros puede variar, dependiendo de la complejidad del proyecto, los roles no varían. Los principales son:

  • Dueño del proyecto —conocido como Product Owner—. Es el doliente y principal encargado, su responsabilidad prioritaria es centrar al equipo en lo que el usuario quiere y espera. En otras palabras, el dueño del proyecto es el representante de la audiencia dentro del grupo. El Product Owner, además, es quien se asegura de que el equipo trabaje de la forma adecuada y sin perder de vista los objetivos de negocio.
  • Facilitador —conocido como Scrum Master—. Su misión principal es eliminar los obstáculos que impiden que el grupo alcance los objetivos. El Scrum Master mas que un líder, porque en la Metodología Scrum no hay jerarquías, es un centinela que proteje al equipo de las distracciones y la influencia exterior.
  • Equipo —conocido como Team—. Son los responsables de entregar y perfeccionar el producto final que se busca con el proyecto. Son grupos de colaboradores conformados por entre tres y diez personas, con habilidades transversales y complementarias. Además, son los encargados de analizar, diseñar, desarrollar, probar, documentar, evaluar y mejorar el proyecto.
  • Clientes, proveedores y vendedores —conocidos como Stakeholders—. Este no es un rol directamente ligado a la Metodología Scrum; es decir, es un rol auxiliar, porque no tiene una asignación formal y porque no se involucra con el día a día del proyecto. Los Stakeholders son las personas que se benefician con la ejecución del proyecto. Su principal aporte es la revisión y validación de lo obtenido.
  • Administradores —conocidos como Managers—. Este es otro de los roles auxiliares. Los administradores son las personas responsables de crear un buen entorno para la construcción y ejecución del proyecto.

¿Cómo se ejecuta la Metodología Scrum?

«El éxito es simplemente la aplicación diaria de la disciplina».
Jim Rohn

El proceso para construir y ejecutar un proyecto digital, usando la Metodología Scrum, se compone de cuatro pasos iterativos e incrementales. La intención es que estos pasos se ejecuten en ciclos de trabajo y que, cada que finalice un ciclo, se obtenga un resultado que de inmediato se ponga a disposición del usuario. La duración estándar de estos ciclos —denominados Sprint— está entre dos y cuatro semanas. En cada nuevo Sprint se van perfeccionando las funcionalidades ya construidas y añadiendo unas nuevas, siempre priorizando aquellas que aporten mayor valor a los usuarios y al negocio.

Los cuatro pasos que se desarrollan durante cada Sprint son:

  • Product Backlog. Esta es la pieza clave para el inicio de un Sprint. El Product Backlog es un documento que explica los nuevos requisitos que el proyecto satisfará y el listado de mejoras esperadas para las funcionalidades que ya están disponibles. Este grupo de requisitos y mejoras deben estar ordenadas de acuerdo con el valor que aportarán al proyecto. De la misma forma, en el documento se deben anticipar los costos y tiempos que se requerirán para desarrollar el Product Backlog.
  • Sprint Planning. Es la reunión inicial de un Sprint y se debe realizar el primer día. Este espacio es el destinado para que el dueño del proyecto presente el Product Backlog al equipo. La reunión se divide en dos: en la primera parte, se discute la complejidad del Product Backlog y se seleccionan los requisitos y mejoras que se trabajarán (atendiendo las prioridades establecidas en el documento); en la segunda parte, se deciden y organizan los recursos, procesos y responsables para ejecutar las tareas elegidas del Product Backlog.
  • Daily Sprint Meeting. Son reuniones diarias de seguimiento de avances y de análisis de complicaciones. Su duración no debería ser superior a los quince minutos. El objetivo de los Daily Sprint Meeting es sincronizar el equipo, socializar lo logrado y discutir los obstáculos para avanzar coordinadamente en la búsqueda de los resultados. En estas reuniones diarias, cada miembro comenta que hizo el día anterior y que hará ese día.
  • Demo y retrospectiva. Esta es la reunión que se realiza el último día del Sprint. En ella se presentan los requisitos y mejoras anexados al proyecto durante el Sprint que termina, esta presentación se hace mediante una demostración. Adicionalmente, se abre un espacio para que el equipo reflexione sobre lo que se hizo bien y lo que es susceptible de mejoría para el siguiente Sprint.

Bibliografía

Documentación publicada en Softeng.es.

Documentación publicada en ProyectoAgiles.org.

Imagen diseñada por Freepik.

Tags: estrategia digital, gerencia, liderazgo, estrategia, desarrollo web, direccion estrategica, emprendimiento, management

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