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Los verdaderos aliados de la productividad individual y colectiva


SIETE MINUTOS DE LECTURA ·· NIVEL BÁSICO
10 DE ENERO DE 2017

Conozca las herramientas que fortalecen la productividad. Siete recursos que, cuando se arraigan en las personas y empresas, traen indiscutibles beneficios en la productividad individual y colectiva.

Son bastantes los que creen que productividad es hacer muchas cosas en poco tiempo, una definición errónea de lo que realmente significa la productividad. Hay otros, también despistados, que piensan que ser productivo tiene que ver con terminar las cosas a tiempo. Pero no, ni lo uno ni lo otro. Ser productivo no es hacer más ni tampoco ser cumplido, ser productivo es hacer, de forma eficiente, lo que es importante para obtener un resultado; sin perder tiempo, con una fuerte concentración en la calidad de lo que se está ejecutando y con una previsión de tiempo que nos aleje de la urgencia.

La productividad, por consiguiente, es el cuidado del tiempo, de la atención y de la energía mental y física. Es la protección de estos tres recursos finitos que despilfarramos con facilidad.

«Cualquier cosa menor a un compromiso consciente con lo importante, es un compromiso inconsciente con lo no importante».
Stephen R. Covey

Pero, ¿por qué es importante la productividad? Porque vivimos en una era en la que el volumen de información y tareas nos supera. Es por esto que gestionar las energías y el tiempo son habilidades que marcan la diferencia. Y esta realidad tiende a empeorar, puesto que seguimos destinando tiempo a cosas insignificantes, gastando atención en lo poco importante y derrochando energía en actividades inaportantes. Sí, hoy estamos rodeados de distractores: sonidos, correos, mensajes, tareas repetitivas, llamadas, juegos, redes sociales y demás pasatiempos, pero esto no puede ser una excusa para soportar una baja productividad, sino una señal de alerta que nos obligue a estar pendientes, para no irnos de una distracción a otra y, con esto, perder el escaso tiempo que tenemos para buscar los objetivos propuestos.

Una vida productiva es entonces una vida con un alto grado de consciencia, con un elevado nivel de atención a lo que se hace y a lo que se deja de hacer. No se trata tampoco de volvernos inquisidores del ocio, porque los dos extremos —la obsesión por la productividad y la holgazanería— son nocivos. De lo que se trata es de trabajar para lograr un equilibrio entre lo uno y lo otro. Ya que para ser productivo se debe entender que no se puede trabajar durante períodos prolongados de tiempo, sino mediante una rotación de intervalos de trabajo concentrado con pequeños descansos reconstituyentes.

Las siete herramientas que apoyan la productividad

Para llegar a esto, proponemos siete herramientas que, cuando se fomentan y apoyan, elevan la productividad:

1. Orden

Sin darnos cuenta, nosotros mismos atentamos contra nuestra propia productividad; debido a que una de las principales causas de la improductividad es el desorden. Las personas poco metódicas consumen mucho tiempo por su desorden. Es tiempo se les desvanece cuando buscan información, papeles, contactos o documentos; cuando les toca interrumpir la tarea porque no cuentan con todos los elementos para ejecutarla. Es por esto que ordenar nuestro entorno y diseñar mecanismos para el almacenamiento y rápido acceso a la información reducirá el despilfarro de tiempo. Quienes se preocupan por ser productivos entienden que ordenar es la primera de las tareas de su día. Algunas de las actividades que recomendamos en pro del orden son: la creación de un procedimiento simple y claro para nombrar las carpetas y documentos del computador, la optimización del directorio de contactos del teléfono, la creación de carpetas o etiquetas para clasificar los correos electrónicos, entre otros.

2. Disciplina

La disciplina que se necesita para mejorar la productividad tiene que ver con dos aspecto: con la estricta distribución del tiempo y con la firme decisión para hacer lo que se tenga que hacer. Ser disciplinado, entonces, abarca las dos direcciones, la de asignar tiempos específicos para la ejecución de las tareas y la de respetar y cumplir con estas asignaciones. Además, ser disciplinado es no esquivar los deberes. Quienes quieren ser productivos tienen que ser disciplinados, porque no es posible lograr una productividad extraordinaria sin no se dispone de una voluntad y decisión inquebrantable. La protección del tiempo y la atención, en gran medida, se logran con la disciplina.

3. Planeación

Las dos primeras herramientas para mejorar la productividad —el orden y la disciplina— son inherentes a las personas, son dos cualidades que se cultivan; mientras que la planeación es un hábito que se aprende y ejercita. La planeación es un útil método para enfrentar las responsabilidades, un eficiente mecanismo que ayuda a simplificar, estructurar y priorizar cada tarea. La planeación cuando se soporta en el orden y se complementa con la disciplina se convierte en un magnífico punto de partida para mejorar la productividad. Quienes se preocupan por la productividad son conscientes de la importancia de los planes y de la minuciosa gestión de estos, establecen cronogramas, asignan prioridades y destinan recursos para la ejecución; con esto logran salir del circulo vicioso de la urgencia y se concentran en lo importante.

4. Tecnología

«Las empresas que construyen estructuras abiertas y fomentan la colaboración dan un paso firme hacia la productividad».

A lo largo de la historia, las personas nunca habían tenido a su disposición tantas herramientas tecnológicas para mejorar su productividad como las que tenemos hoy. La tecnología, cuando se usa correctamente, es un gran aliado para potenciar la productividad. En la actualidad es fácil poner a la tecnología a trabajar para nosotros; podemos entregarle a las máquinas las tareas tediosas y repetitivas para concentrarnos en lo verdaderamente importante. Hoy contamos con muchas herramientas tecnológicas que nos ayudan a almacenar y acceder rápidamente a la información, a colaborar y trabajar en equipo, a mantenernos en comunicación y a automatizar cualquier proceso. Quienes exploran pueden simplificar sus quehaceres, liberando tiempo para destinarlo a tareas que aportan un mayor valor.

5. Criterio

La capacidad de discernimiento es una de las cualidades que tienen mayor impacto sobre la productividad. El criterio tiene que ver con la habilidad para diferenciar entre lo importante, lo menos importante y lo no importante. Esta es una competencia clave para esta época, teniendo en cuenta que hoy estamos intoxicados de tareas e información. Quienes quieren ser altamente productivos entienden que el criterio es una pieza importante en la ecuación porque les ayuda a invertir bien el tiempo. También se debe usar el discernimiento para aprender a no ser esclavos del perfeccionismo, sin querer decir con esto que se puede ser laxo con la calidad o que se debe ser conformista. En definitiva, lo que se persigue con el criterio es desarrollar la habilidad de elegir bien las cosas que se deben hacer y cuando se deben realizar.

6. Creatividad

La creatividad es un activo valioso para la productividad, dado que con ella aparecen ideas que sirven para optimizar los que se hace. Cuando agregamos creatividad al orden, a la disciplina, a la planeación, al uso de la tecnología y al discernimiento abrimos una ventana de enriquecimiento permanente para cada uno de los procesos. Mientras más creatividad le inyectemos a los quehaceres del día a día, mejores resultados obtendremos.

7. Autocrítica

La franqueza para evaluarse, para revisar la forma en la que se invierte el tiempo, la atención y la energía y para reconocer los resultados que se obtienen por la ejecución de las tareas, es fundamental para retroalimentar el proceso. Las personas altamente productivas se cuestionan con frecuencia y rigor. Quienes quieren mejorar la productividad analizan permanentemente la forma y los frutos obtenidos, y sacan conclusiones constructivas que les sirven para evitar que se sigan cometiendo errores que cuesten recursos. La autocrítica ayuda a proteger el tiempo, la atención y la energía, sacándole el mayor de los provechos a cada uno.


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