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La imparable obsesión por el hacer y el enorme desprecio por el pensar

Cómo mejorar la productividad de una empresa: La imparable obsesión por el hacer y el enorme desprecio por el pensar

Asimilemos la importancia de planificar las ideas y las acciones, antes de lanzarse a ejecutarlas, para así reducir el consumo de recursos y optimizar los resultados.

No, hacer más no significa necesariamente que se obtendrá más. No y mil veces no. La productividad no es una ecuación estricta en la que los resultados obtenidos son directamente proporcionales a la cantidad de tareas ejecutadas. Todos tenemos que sacarnos esa idea precaria de la cabeza que nos hace creer que para aumentar los resultados en los negocios lo único que tenemos que hacer es trabajar más. Un enunciado que, dicho sin contexto puede sonar elemental y básico, pero que muchos negocios y profesionales no han interiorizado.

Vivimos —tristemente— en una era que se caracteriza y que aplaude la ofuscación por el hacer. En la mayoría, es notorio ese comportamiento que promueve pararse todas las mañanas a ejecutar tareas como hormigas, porque para ellos ahí está la clave del éxito. Pero ese no es solo un error de la gente del común, muchos de los profesionales experimentados y de las grandes empresas también caen en él —dejándose llevar por la rutina y dándose poco espacio y tiempo para pensar—. Lo que padecen muchos es una especie de imparable obsesión por el hacer y un enorme desprecio por el pensar. La consigna es: hacer sin parar, una mentalidad que se impuso hace más de un siglo, una premisa que, lamentablemente, no hemos podido acabar.

No hay nada tan inútil en el mundo como hacer con gran eficiencia lo que no debería hacerse en absoluto.
— Peter Drucker
No hay nada tan inútil en el mundo como hacer con gran eficiencia lo que no debería hacerse en absoluto.
— Peter Drucker

Pero, ¿de dónde salió ese instinto que nos empuja todos los días a hacer? Nosotros creemos que de las teorías de producción en cadena de los primeros años del siglo XX, aquel revolucionario proceso que para la época se implantó en las industrias que triunfaron. En aquellos años de Henry Ford, la productividad estaba estrechamente ligada a la fluidez y a la prolijidad de las líneas de ensamblaje. El lema de los profesionales del inicio del siglo XX era que para ser productivo y generar resultados se tenía que hacer rápido y sin errores. Los negocios estaban obligados a sincronizarse en el hacer, a nunca parar y a desechar a todos los que interrumpían o ralentizaban el proceso.

Inconscientemente, esa directriz de hace más de un siglo se implantó en la mente de todos y se transmitió de generación en generación —y aún hoy sigue muy vigente en muchas cabezas—. Por esto, algunos se dejan convencer por la idea de que dejar de hacer es malo y estar siempre ocupado es el mejor de los indicadores de productividad y rendimiento. Muchos profesionales son seducidos por esa política relojera de que el mejor trabajador es el que más tiempo le dedica a la compañía. La doctrina que manda en algunos negocios es la del proceso irreflexivo. Tan incrustada está esa idea en la cabeza de algunos, que en Colombia la frase más repetida por uno de los líderes políticos más populares es que saldremos adelante si, y solo si, nos dedicamos a: «trabajar, trabajar y trabajar». Un mensaje tan cacareado en los medios que pocos se atreven a cuestionar —sí, el verbo trabajar tiene una acepción relativa a los asuntos intelectuales, pero creemos que no es preciso para algunos y por eso nos gustan más las palabras «pensar» y «planificar» para referirnos al trabajo intelectual—.

Las cosas que hoy se hacen de un modo poco eficiente son las oportunidades para el mejoramiento futuro.

Cómo mejorar la productividad de una empresa: el que más hace no es el más productivo

Tan arraigado está el tema del hacer en los profesionales que, cuando no se obtienen los resultados esperados, el primer diagnóstico es: «Seguramente, algo hicimos mal». Pues bien, aquí cuestionamos esa idea primitiva que nos empuja a ejecutar sin pensar. Nosotros no creemos que la clave esté en el hacer, sino en el hacer con una etapa previa de pensamiento y planificación y con una etapa posterior de análisis. Nuestro lema es: pensar, planificar, ejecutar y analizar.

Las organizaciones modernas tienen que aprender e implementar la preparación, la organización y el cuestionamiento de cada acción, método y resultado en su ADN para lograr así altos niveles de productividad y eficiencia. Llegó la hora de dejar de ver el pensamiento y la planificación como una pérdida de tiempo, un despilfarro de recursos o un atentado contra los futuros resultados. Pensar, planificar, ejecutar y analizar es el mensaje que tenemos que propagar.

Usando el ciclo propuesto —pensar, planificar, ejecutar y analizar— se pueden optimizar los procesos de los negocios para reducir el consumo de recursos y para aumentar los resultados conseguidos. También, con el ciclo, se pueden eliminar las acciones inaportantes, para concentrarse en lo que verdaderamente impacta. Optimizar la forma en la que se están ejecutando las tareas y revisar su aporte sirve para desechar lo que no suma y para multiplicar lo que se obtiene.

Pero, ¿cómo salirse de ese bucle autodestructivo del hacer sin pensar? Interiorizando el significado de eficiencia y productividad. La eficiencia es un concepto que se encarga de estudiar la forma de conseguir los objetivos con la menor inversión de recursos. Por su parte, la productividad es esa relación que existe entre lo obtenido y lo invertido —teniendo en cuenta el tiempo que se necesitó para conseguirlo—. Lo que se concluye de esas dos definiciones es que ser eficientes nos hace más productivos; por lo tanto, dejar de hacer lo que no se necesita hacer o mejorar lo que se está haciendo mal es la clave para ser productivo.

Somos la generación de profesionales que se dedica a apagar incendios

Da tristeza llegar a una empresa y darse cuenta de la forma como se desperdician todos los días las capacidades y las competencias de sus colaboradores apagando incendios —en las empresas colombianas se le dice «apagar incendios» a la ejecución de tareas de afán, a la resolución de problemas urgentes de cualquier forma—. Debe ser muy frustrante para ellos levantarse todas las mañanas a repetir una rutina que consume todo su tiempo y no les deja espacio para la reflexión o el cuestionamiento. Pero el camino no puede ser la resignación. Nunca. Hay que luchar contra esa dinámica frenética de ejecución sin planificación.

Los negocios se tienen que proponer la erradicación de esas actitudes rutinarias e irreflexivas, la supresión de lo inaportante. Los directivos tienen que apostar por la planificación de cada una de las acciones que se ejecutan. Cada minuto optimizado y cada peso ahorrado suman en la búsqueda de la productividad. En vez de hacer sin parar, los colaboradores deben levantarse en las mañanas con la firme intención de pensar y planificar cada cosa, para dejar de hacer lo inservible y para hacer mejor lo útil. Además, tienen que buscar diariamente el espacio para revisar los resultados que se obtienen. El reto es claro: lograr un alto nivel de eficiencia para mejorar la productividad. Y el mejor camino para conseguir esto es: dejar de obsesionarse con el hacer para concentrarse en el ciclo: pensar, planificar, ejecutar y analizar.

Los 7 trucos para escapar del círculo vicioso de la improductividad

Querer romper el círculo vicioso del hacer sin parar es lo primero a lo que hay que aspirar. Suena fácil, pero no lo es. Sacudirse de la obsesión por el hacer produce incertidumbre y, en algunos casos, deteriora los resultados a corto plazo; porque al parar el círculo del hacer estaríamos interrumpiendo lo que no aporta y también lo que aporta a los resultados de la organización. Pero no temas, todas las situaciones son temporales. Apégate al anhelo de un mediano y largo plazo ultraproductivo para el negocio. Sacrifica los resultados de los próximos meses para apostar por un futuro fuera de serie. Ese es el camino correcto.

A continuación, presentamos siete ideas que te servirán para organizar la transición hacia el ciclo: pensar, planificar, ejecutar y analizar:

1. Tomarse el tiempo necesario para pensar bien las tareas

Las empresas de hoy necesitan líderes que se liberen del día a día, profesionales que se tomen el tiempo necesario para pensar en la mejor forma de lograr los objetivos. El mercado está ávido de directivos dispuestos a sacrificar los resultados mediocres del momento por la búsqueda de la eficiencia futura. No más falsos líderes que pregonan la planificación, pero que solo aprecian y juzgan bien a los que hacen sin parar. Las compañías deben alejarse de esos dirigentes que promueven constantemente el pensar, pero que son incapaces de renunciar al cumplimiento del presupuesto de mañana para obtener un mejor resultado pasado mañana.

2. Si no sabes lo que persigues, seguirás dando vueltas en la rueda

Nadie debería dar el primer paso si no tiene claro cuál es su destino. El planteamiento de los objetivos y de la estrategia a seguir son las primeras fases para alcanzar el éxito en los negocios. Decidir lo que queremos lograr y cómo lo pensamos lograr ayuda a alinear el talento y a elegir los recursos para hacer las cosas con eficiencia, optimizando las energías. Con una enorme claridad sobre los objetivos y la estrategia, se enfocan las tareas y se dirigen los equipos. El paso siguiente no es lanzarse a hacer sin reflexionar. La reflexión siempre deberá estar presente. Los líderes deben constantemente preguntarse si la ruta hacia la meta sigue siendo óptima, si se está avanzado y si los recursos están bien invertidos. Además, esos líderes deben estar atentos a los potenciales atajos y a los desvíos improductivos para mantener al equipo sobre la ruta óptima.

3. Lo que no suma, generalmente resta

Las empresas invierten una gran cantidad de recursos humanos y presupuestales en la ejecución de un montón de tareas rutinarias que poco o nada aportan a la consecución de resultados de negocio. Esas tareas terminan siendo una carga difícil de llevar que le restan mucha productividad a la organización. Las tareas cotidianas improductivas se tienen que suspender de inmediato. Los empresarios tienen la obligación de frenar ese tren operativo para pensar, planificar y medir cada acción emprendida, con la intención de reasignar los recursos mal gastados y optimizar su utilización. El objetivo es analizar lo que se hace y su aporte, para concentrarse en aquello que suma al negocio.

4. Las metas volantes elevarán la motivación diaria de los colaboradores

Planificar a muy largo plazo también genera problemas, porque mientras más lejos esté la meta, más rápido se desmotivarán los equipos. Los objetivos lejanos aumentan la improductividad y la mediocridad de las personas. Si la meta se siente muy distante, los colaboradores se acostumbrarán al proceso y lo ejecutarán diariamente sin pensar en el logro final. Los líderes de negocio inteligentes entienden esto y lo solucionan construyendo pequeñas metas cercanas —ojalá diarias—, para mantener a sus dirigidos activos y motivados.

5. Dejar siempre lo simple para el final

Procrastinar es, sin duda alguna, el verbo más usado en la actualidad. Y tiene sentido, porque la procrastinación ha tomado el aspecto de epidemia en las organizaciones modernas. Sí, hacer en exceso es problemático, pero la inmovilidad también lo es. Invertir excesivo tiempo en la reflexión y la planificación de las acciones, sin emprender su ejecución, puede ser muy costoso para los negocios y la causa de una notoria pérdida de participación de mercado. ¿Cómo combatir esto? Fijando cronogramas y promoviendo la disciplina en el equipo. Otra forma de reducir la procrastinación es ordenando las tareas de la menos a la más placentera. En gran medida, la procrastinación es causada por el aplazamiento de las tareas aburridas o rutinarias. Por lo tanto, es una buena idea abordar lo maluco o difícil primero y dejar lo divertido o simple para el final.

6. Controle el tiempo invertido en cada tarea

Otro de los problemas comunes en los negocios es la falta de control sobre el tiempo invertido. Los colaboradores se pasan horas haciendo lo que disfrutan y eluden lo verdaderamente importante para la organización. El ciclo pensar, planificar, ejecutar y analizar es el método correcto para reducir esto. Si se cuenta con un plan, los tiempos serán distribuidos a partir de la revisión del aporte de cada tarea al resultado final. Priorizar es también un acto reflexivo para usar correctamente el tiempo en lo que nos hará más productivos. Tómate el tiempo necesario para calcular los recursos necesarios para la ejecución de cada actividad y monitoriza su ejecución hasta hacerla eficiente —bajo los parámetros temporales correctos—.

7. Húyele a la actitud multitarea

Los cerebros multitareas son un engaño de la era moderna. Las personas que intentan resolver múltiples cosas a la vez terminan haciendo todo a medias y con un nivel bajo de calidad. Nosotros creemos firmemente que la realización de múltiples tareas no es una demostración de habilidad o capacidad, sino de desorden. Y que esa actitud multitask le resta mucha productividad a los negocios. Las personas que se enfocan reducen los errores involuntarios por desconcentración y elevan sus capacidades y competencias para la realización de las actividades con una mayor eficiencia. Ya es hora de que nos sumemos y emprendamos una cruzada contra la actitud multitarea.

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