Las reuniones de trabajo hacen parte del día a día de todos los profesionales. Actualmente, nos inventamos reuniones para todo. En los últimos años, este mecanismo de trabajo se ha convertido en el principal recurso de las organizaciones para la planificación, la resolución de problemas, la asignación de tareas y la evaluación de resultados. Las agendas de los ejecutivos y los líderes de negocio se transformaron en una especie de Tetris en el que acomodar la mayor cantidad de reuniones es el reto. Todos sufrimos de «reunionitis» y somos pocos los que nos atrevemos a cuestionar su eficiencia, los que nos preocupamos por perfeccionarlas y, sobretodo, los que nos proponemos evaluar su aporte a los negocios.
Las reuniones mal manejadas se convierten rápidamente en una perdida de tiempo, una amenaza para la productividad y un obstáculo para la consecución de objetivos. El exceso en este mecanismo de trabajo colaborativo se ha convertido paulatinamente en una excusa para diluir la autoridad, para difuminar la responsabilidad y para retrasar las decisiones. En las empresas es recurrente que se citen reuniones sin tener claro un problema o la situación que se quiere resolver, ignorando —quienes las citan— que las reuniones se deberían hacer para trabajar temas que no se pueden resolver de manera individual o con procesos colaborativos asincrónicos.
Aún dicho lo anterior, las reuniones son necesarias para la socialización y la solución de los problemas, y para la evangelización desde los líderes hacia los colaboradores. Esto nos lleva a concluir que el problema no es el método, sino quién lo usa. Las reuniones en sí no son la causa de la improductividad, lo que causa la ineficiencia es quien cita a una reunión sin un norte claro o quien abusa de esta forma de trabajo.
¿Para qué sirven las reuniones en una empresa?
Con este artículo nos proponemos aportar a las organizaciones y a sus líderes para que desarrollen reuniones efectivas; por eso queremos empezar hablando sobre los mejores usos que le podemos dar a las reuniones como metodología de trabajo colaborativo —sin afirmar que estos son los únicos, simplemente los que creemos más importantes—:
1. Para sincronizar colectivos con tareas individuales, pero con resultados grupales. Son muchas las empresas que usan varias personas para resolver un único problema. Muchos equipos funcionan como una línea de producción, en la que cada miembro se encarga de un pedazo de la tarea. Pues bien, las reuniones son muy útiles para sincronizar estos equipos. En este caso, la metodología se convierte en el escenario apropiado para mantener informados de los avances a cada uno de los integrantes, para encontrar cuellos de botella y para rediseñar acciones a partir de la retroalimentación y los resultados obtenidos.
2. Para revisar, actualizar y aumentar el conocimiento general de los colaboradores. Convocar a todos los integrantes de la organización o a miembros representativos de cada área, para transmitirles conocimiento o para socializar la actualidad del negocio, es otro de los buenos usos que se le puede dar a las reuniones. También se pueden aprovechar estos escenarios para confrontar opiniones o puntos de vista y así elevar las habilidades y los conocimientos del colectivo.
3. Para entender los objetivos colectivos y las responsabilidades individuales. Las empresas deben hacer esfuerzos constantes para mejorar la transmisión y el entendimiento de la información que se genera en ellas. Las reuniones son una gran herramienta para lograrlo, sobre todo cuando se trata de comunicar las estrategias del negocio. Con una reunión bien planificada se pueden explicar y discutir todos los aspectos de la estrategia, ahorrar tiempo y reducir los errores por malas interpretaciones.
4. Para crear compromisos individuales o colectivos. El cuarto de los usos apropiados para las reuniones en los negocios es el establecimiento de responsabilidades. Es una buena idea juntar al equipo —o a los líderes de cada equipo— para escuchar cuáles serán sus compromisos para el futuro de la organización. Socializar las responsabilidades sirve de motivación para las personas y para el colectivo.
¿Son eficientes las reuniones de trabajo en las empresas?
Nos formulamos esta pregunta y quisimos buscar su respuesta en las empresas con las que tenemos un contacto permanente. Para hacer esto, organizamos y ejecutamos una pequeña investigación —sin rigurosidad estadística en la selección de la muestra—. Lo que obtuvimos nos pareció interesante y lo compartimos en la siguiente infografía:
Al revisar y analizar estos resultados podemos sacar dos conclusiones cortas: (i) la mayoría de los profesionales encuestados coinciden en que las reuniones aportan poco valor a las empresas y (ii) la ineficiencia de esta metodología de trabajo colaborativo aumenta porque los procesos de planificación, seguimiento, análisis y optimización de las reuniones en sí es casi que nulo.
¿Cómo hacer reuniones efectivas de trabajo?
Para hacer una reunión sea eficiente se debe trabajar con decisión en su preparación, ejecución y seguimiento. Los equipos que no planifican y analizan sus reuniones terminan sumidos en una cadena de encuentros que consumen su tiempo y dejan pocos resultados para el negocio. En esencia, lo que se debe hacer es prestar atención a los tres momentos de una reunión: antes, durante y después, para tener claro lo que se busca con el encuentro. A continuación hablaremos de estos tres momentos y de las tareas que se deben ejecutar en cada uno de ellos para apoyar la optimización de las reuniones:
1. Antes de la reunión
La planificación de una reunión se realiza respondiendo a tres preguntas puntuales: (i) ¿para qué se hará la reunión? Es necesario aclararles a todos los asistentes cuál será el objetivo del encuentro, y que así cada uno se pueda preparar y, así, acortar el tiempo gastado para ponerse en contexto. Algunas de las razones comunes para reunirse son: transmitir información y facilitar su entendimiento, construir algo en equipo, recibir retroalimentación de acciones realizadas y de los resultados obtenidos o asignar responsabilidades y tareas al grupo. (ii) ¿Qué pasa si no se hace la reunión? Aquí se deben discutir cuáles serían las consecuencias por la no realización de la reunión. La idea es poner a prueba la necesidad de juntar al equipo, porque la reunión siempre debe ser la última de las opciones —en muchos casos los objetivos pueden conseguirse con un plan de trabajo individual o asincrónico—. (iii) ¿Cómo se evaluará el cumplimiento del objetivo? Se tiene que definir un método que permita la posterior evaluación de la eficiencia del encuentro.
Superada esta etapa inicial de cuestionamiento y planificación, la siguiente fase del trabajo previo a la reunión es la preparación. En esta etapa se deben trabajar tres acciones: (i) la definición de los asistentes al encuentro. El objetivo de este primer punto es vincular a la menor cantidad posible de personas. El éxito de un comité es inversamente proporcional al número de asistentes. (ii) La construcción del orden del día. Aquí, se debe crear un documento —para enviarlo previamente a los asistentes— en el que se deben detallar los temas urgentes o los que requieran energía mental primero, para ordenar con lógica las discusiones. Por ejemplo, no es posible debatir un plan publicitario sin antes discutir el presupuesto. (iii) La definición de la duración de la reunión. Finalmente, a la citación de la reunión se debe anexar un estimado del tiempo que se invertirá; aclarando la hora de inicio y fin del encuentro. Es importante que estos tiempos se respeten para mejorar la productividad del equipo. Si se requiere más tiempo, es preferible programar otra reunión y evitar el desgaste de los asistentes.
2. Durante la reunión
En las reuniones, lo que se busca es la exposición individual de ideas y la discusión colectiva de las decisiones. Para tener un debate constructivo y enriquecedor, lo conveniente es: (i) hacer que los asistentes tengan claro y entiendan el problema o la situación que se discutirá. Antes de iniciar la discusión, se tienen que exponer la mayor cantidad de datos asociados al problema que se tratará de solucionar, para que todos partan del mismo contexto. Algunas de las preguntas que se deben resolver en esa inducción al problema son: ¿por qué se está presentando?, ¿cuándo comenzó?, ¿con qué frecuencia se presenta?, ¿se ha tomado alguna medida?, etc. (ii) Abrir un espacio para que cada asistente presente su diagnóstico de la situación. Estas exposiciones sirven para que el equipo conozca todos los puntos de vista y se aproxime al problema con más información. (iii) Brindar un espacio a los asistentes para que presenten las posibles soluciones. Las reuniones que se abren a las ideas sin prevención ni restricción son las más productivas. (iv) Permitir que todos los asistentes evalúen, de forma individual, cada una de las posibles soluciones y emitan sus opiniones. No se trata de crear una democracia deliberativa, sino una participativa . Y, finalmente, (v) conducir al colectivo para que se enfoque en la toma de una decisión.
3. Después de la reunión
Una reunión no termina cuando se levanta la sesión. En la última parte de la reunión, el organizador debe abordar la creación de un resumen o acta en el que se deben incluir los siguientes puntos: (i) el día, la hora, el lugar y los asistentes a la reunión; (ii) enunciar los aspectos que se trataron durante la deliberación, los comentarios los individualizados y las conclusiones obtenidas; (iii) enumerar las tareas asignadas, los responsables y los tiempos que se invertirán en su ejecución; (iv) definir los mecanismos que se utilizarán para el seguimiento de las tareas emprendidas; y (v) la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.
Los 16 consejos finales para tener reuniones efectivas de trabajo
Para finalizar, presentaremos nuestros mejores tips para que la eficiencia de sus reuniones aumente rápidamente:
1. Evite a toda costa que las reuniones se conviertan en el mecanismo usado por los colaboradores para sobresalir. No caiga en la trampa de los personajes que se apropian del escenario para crear una competencia de ideas. Inculque en el equipo el uso correcto de esta herramienta colaborativa.
2. Las reuniones deben tener un límite de tiempo —ojalá, no superior a las dos horas—. Los encuentros infinitos se convierten rápidamente en el espacio ideal para la inoperancia.
3. Establezca recesos de cinco minutos cada que se cambia de tema. Lo que se busca con estos cortos recesos es que el equipo respire, atienda pequeñas urgencias y abra la mente a nueva información. Cambiar abruptamente de temática genera confusión y fatiga.
4. Planifique las reuniones para que no terminen cerca a la hora de almuerzo o al final de la jornada laboral. Siempre deje un espacio después de la reunión para que los asistentes terminen sus tareas pendientes o cierren la jornada.
5. Cuando se presenten divisiones irreconciliables de opinión cambie de tema o suspenda la reunión. No permita que la reunión se convierta en una discusión sin fin. Luego, dialogue por separado con las partes para empezar el trabajo de encontrar puntos en común.
6. Aunque lo ideal es que cada reunión conduzca a una decisión, es posible que esto no suceda siempre y se necesite de otros encuentros. Nunca prolongue indefinidamente una reunión para tratar de encontrar una conclusión. Es mejor programar un nuevo encuentro.
7. Inicie las reuniones a la hora acordada y nunca actualice a quienes llegan tarde. Premie a las personas cumplidas y reprenda a los que no lo son. Un buen mecanismo de enseñanza para los incumplidos es agregar en el acta un listado con quienes llegaron a tiempo y quienes llegaron tarde.
8. Asigne previamente los lugares que deben ocupar los asistentes en la mesa. Es una buena idea mezclar a las personas para que no se armen grupos de conversación dentro de la reunión.
9. Restrinja el uso de dispositivos dentro de la reunión. Haga un esfuerzo para que los participantes estén 100 % concentrados en las temáticas que se están discutiendo. Eliminar cualquier distracción aumentará el eficacia del encuentro.
10. Controle el tiempo que se entregará a cada participante para que haga uso de la palabra. No permita los discursos interminables e inaportantes. Fomente la brevedad en el equipo de trabajo.
11. Empuje a todos para que expresen sus opiniones. Haga hablar a los que callan. Trate de romper los dos tipos de silencio: el producido por la timidez y el generado por la hostilidad.
12. Estimule la lucha de ideas, pero disuada a quienes la convierten en algo personal. Mantener un buen clima en el equipo es importante. No permita que las reuniones se conviertan en una disputa entre bandos ni mucho menos en un enfrentamiento entre dos personas.
13. Nunca menosprecie una sugerencia o una idea. Escuche y documente todo lo que se dice durante el encuentro.
14. Siempre entregue la palabra a las personas de mayor cargo al final de la discusión. Si ellos hablan primero, los demás acomodarán sus opiniones.
15. Nunca convierta una reunión es un escenario para lanzar acusaciones. Las evaluaciones en colectivo no son recomendables.
16. Termine todas sus reuniones con una nota positiva.
