Actualmente, muchos malinterpretamos el concepto de productividad —sí, también nos incluimos—. La gran mayoría cree que ser productivo es hacer mucho y, por eso, para buscar la productividad, se matan trabajando. O, peor aún, se apresuran a contratar un software milagroso o a comprar un aparato revolucionario que les promete poner fin a la improductividad. Y esto es una absoluta pérdida de dinero —y de tiempo—, porque ¡la productividad ni se compra ni se consigue trabajando de sol a sol!
Es importante que todos empecemos a hablar abiertamente de la productividad y que entendamos bien el concepto para poder avanzar como profesionales y organizaciones. También es crítico aprender a identificar las verdaderas herramientas para mejorar la productividad, para dejar de caer en la trampa de los vendedores de apps o de dispositivos.
Para aumentar nuestra productividad tenemos que dejar de mirar hacia afuera. Tenemos que quitarnos la idea errónea de que un software o un aparato serán la solución. La clave para conseguir una alta productividad está en el desarrollo de habilidades y hábitos. El truco está en aprender a elegir las actividades que son importantes. ¡Así es como se busca la productividad! Reconociendo lo que tiene un impacto mayor para luego enfocar las baterías en ello.
Definamos la productividad personal y colectiva
Ser productivo no es completar un checklist en el menor tiempo posible. Tampoco es acabar las cosas dentro del tiempo estipulado. Ni mucho menos tener instalado Trello o Slack en los computadores de la empresa. Tumbemos de una vez por todas esas falsas definiciones que muchos tienen arraigadas en la mente.
Ser productivo es hacer —de forma eficiente— lo que es importante para conseguir un objetivo: sin perder tiempo, con una fuerte concentración en la calidad de lo que se está ejecutando y con una previsión de tiempo que nos aleje de la urgencia.
Entonces, las herramientas para mejorar la productividad son todos los elementos internos y externos del individuo o la organización que estén orientados al cuidado del tiempo, la atención y la energía mental y física. En consecuencia, los profesionales más productivos son aquellos que se preocupan por revisar constantemente a qué le invierten tiempo, en qué gastan su atención y cómo consumen sus energías —los tres recursos finitos que en la actualidad se despilfarran con mayor facilidad—.
Muchos estudiosos del tema —incluidos algunos de los neurocientíficos más reputados del planeta— nos han advertido que en esta era sobreinformada debemos estar muy vigilantes de esos tres aspectos para poder alcanzar una alta productividad. Darles un buen uso al tiempo, la atención y la energía mental y física es el reto más importante del momento; porque no hacer esto podría afectar significativamente nuestra capacidad para concentrarnos y para conseguir los resultados que esperamos de nuestros esfuerzos.
La productividad, entendida de esta forma, se convierte en una habilidad, y su definición se podría simplificar como la capacidad para discernir entre lo importante, lo poco importante y lo no importante.
Un ser productivo es quien evalúa bien sus quehaceres para concentrar sus recursos finitos de tiempo, atención y energía en lo importante. Y esto es y será una competencia determinante en el futuro para los negocios; porque —según algunas investigaciones recientes— la mayoría de los profesionales invierte cerca de 40 % de su tiempo en actividades no importantes o irrelevantes; y eso destruye las capacidades productivas de una persona o empresa.
¿Por qué es importante usar herramientas para mejorar la productividad?
Ya lo dijimos, pero insistimos en ello: porque vivimos en una era en la que el volumen de información y tareas nos supera, y eso nos obliga a gestionar mejor nuestros recursos. La productividad es, hoy por hoy, una habilidad que marca la diferencia en los negocios. ¡Ah, y esta realidad incrementará!, puesto que la interconexión digital seguirá aumentando, al igual que la cantidad de plataformas y dispositivos disponibles.
Hoy estamos rodeados de distractores: sonidos, correos, mensajes, tareas repetitivas, llamadas, juegos, redes sociales y otros pasatiempos; pero esto no puede convertirse en una excusa para soportar una baja productividad, sino en una señal de alerta que nos obligue a estar pendientes de cada paso que damos. El desafío más difícil en el presente es no irnos de una distracción a otra y así no perder el escaso tiempo del que disponemos para la búsqueda de los objetivos propuestos. Por eso tenemos que preocuparnos por acercarnos a las herramientas para mejorar la productividad personal y colectiva.
Una vida productiva es una vida con un alto grado de consciencia; con un elevado nivel de atención en lo que se hace y en lo que se deja de hacer. No se trata tampoco de volvernos inquisidores del ocio, porque los dos extremos —la obsesión por la productividad y la holgazanería— son nocivos. De lo que se trata es de trabajar para lograr un equilibrio entre lo uno y lo otro, ya que para ser productivo se debe entender que no se puede trabajar durante periodos prolongados de tiempo ni luchar contra el reloj. La productividad elevada se consigue mediante una rotación de intervalos de trabajo concentrados con pequeños descansos reconstituyentes.
Los verdaderos aliados de la productividad personal y colectiva
Las personas nunca habíamos tenido tantas posibilidades. Hoy tenemos a nuestra disposición una infinidad de oportunidades para conseguir grandes cosas. Ningún ser humano en la historia tuvo los instrumentos o la información que disfrutamos en la actualidad —¿se imaginan lo que hubiera hecho Isaac Newton con una computadora o lo que se alcanzaría a desarrollar el Imperio romano con un servicio de correo electrónico?—.
La tecnología nos llenó de posibilidades, entonces, nuestro reto es capitalizar cada oportunidad. Para hacerlo debemos analizarnos como individuos y organizaciones, para crear ambientes que se apalanquen en la tecnología y potencien los resultados. Para crear esos ambientes se requerirá de un fuerte trabajo en nuestras habilidades y hábitos. Esas son las verdaderas herramientas para mejorar la productividad que les vamos a presentar:
1. Orden
Sin darnos cuenta, nosotros eventualmente atentamos contra nuestra propia productividad por la falta de orden. La primera de las herramientas para mejorar la productividad individual y colectiva es desarrollar un sistema organizativo como personas y como equipo.
El desorden es una de las principales causas de improductividad. Las personas poco metódicas consumen mucho tiempo buscando información, papeles, contactos o documentos para avanzar en sus proyectos y, por lo general, no se dan cuenta de ello. Cuando tenemos que parar una tarea porque no contamos con todos los elementos para ejecutarla estamos destruyendo nuestra capacidad productiva.
Desarrollar un sistema para ordenar el entorno y diseñar mecanismos para el almacenamiento y el rápido acceso a la información reducirán el despilfarro de tiempo. Quienes se preocupan por ser productivos entienden que ordenar la información, el puesto de trabajo y los mecanismos de relacionamiento e interacción con el equipo es la primera de las tareas. Algunas de las actividades que recomendamos en pro del orden son: (i) la creación de un procedimiento simple y claro para nombrar las carpetas y documentos dentro del computador, (ii) la optimización del directorio de contactos del teléfono, (iii) la creación de carpetas o etiquetas para clasificar los correos electrónicos, (iv) la implementación de un servicio en la nube al que tengan acceso todos los integrantes del equipo —con un sistema claro de nombrado y etiquetado de las carpetas y los archivos— y (v) la escogencia de una herramienta tecnológica para el trabajo colaborativo.
2. Disciplina
Tener disciplina es preponderante para mejorar la productividad. Cuando hablamos de disciplina nos referimos a dos aspectos: una estricta distribución del tiempo y una firme decisión para hacer lo que se tenga que hacer.
Ser disciplinado abarca esas dos direcciones: (i) la asignación de tiempos específicos para la ejecución de las tareas y (ii) el respeto y el cumplimiento de esas asignaciones dentro de los tiempos estipulados. Ser disciplinado significa no gastar más del tiempo necesario en algo ni esquivar los deberes adquiridos para un momento específico.
Los que quieran ser productivos tendrán que trabajar intensamente para convertirse en seres disciplinados, porque no es posible lograr una productividad extraordinaria sin no se dispone de una voluntad y una decisión inquebrantable para trabajar en lo estipulado dentro del cronograma. La protección del tiempo y de la atención, en gran medida, se logra con una disciplina férrea.
3. Planificación
Las dos primeras herramientas para mejorar la productividad —el orden y la disciplina— son inherentes a las personas —bueno, y un poco a los equipos—, y son dos cualidades que se pueden cultivar. Esta, la planificación, que es la tercera, es un hábito con un alto componente colectivo, que se aprende y se ejercita.
La planeación es un método útil para enfrentar cualquier responsabilidad con orden y disciplina. La planeación ayuda a simplificar, estructurar y priorizar cada tarea del proyecto. Cuando la planeación se soporta en una estructura ordenada y se complementa con una disciplina férrea se convierte en un magnífico punto de partida para mejorar la productividad.
Quienes se preocupan por la productividad tienen que ser conscientes de la importancia de los planes y de la minuciosa gestión de estos: establecer cronogramas de trabajo y compartirlos con el equipo, asignar prioridades y destinar los recursos necesarios para la ejecución en el tiempo estipulado. Con esto se logrará salir del círculo vicioso de la urgencia y los colectivos e individuos podrán distribuir mejor el tiempo y la atención para alcanzar los resultados esperados.
4. Tecnología
Como lo dijimos hace unos cuantos párrafos, a lo largo de la historia nunca habíamos tenido tantas herramientas tecnológicas a nuestra disposición para mejorar la productividad como las que tenemos hoy. Computadores, teléfonos inteligentes, internet, softwares muy potentes y una gran cantidad de aplicaciones nos permiten alcanzar un alto grado en el orden, el monitoreo de la disciplina y la planificación y la gestión de proyectos.
La tecnología —cuando la usamos correctamente— es una gran aliada para potenciar la productividad. En la actualidad, es fácil poner a los aparatos a trabajar para nosotros. Podemos entregarles a las máquinas las tareas tediosas y repetitivas para concentrarnos en lo que es verdaderamente importante para nuestro futuro profesional.
Hoy contamos con muchas herramientas tecnológicas que nos ayudan a almacenar y acceder rápidamente a la información, a colaborar y a trabajar en equipo, a mantenernos en comunicación y a automatizar cualquier proceso. Quienes exploran la tecnología disponible en el mercado pueden simplificar sus quehaceres, liberar tiempo de sus agendas y construir metodologías eficientes para la ejecución y el seguimiento de cualquier acción. Una realidad que aporta mucho valor a las personas y a las organizaciones.
5. Criterio
La capacidad de discernimiento es una de las herramientas para mejorar la productividad que más debemos cultivar. El criterio para separar lo importante de lo superfluo es una cualidad que tiene un impacto enorme sobre la productividad de las personas.
Tener criterio significa adquirir la habilidad para distribuir correctamente los tres recursos disponibles —tiempo, atención y energía—. Esta es una competencia clave para esta época de intoxicación de tareas e información. Quienes quieren ser altamente productivos deben entender que el criterio será la pieza principal de la ecuación, porque les ayudará a tomar las decisiones en el día a día.
También se debe usar ese discernimiento para aprender a no ser esclavos del perfeccionismo, sin querer decir con esto que se puede ser laxo con la calidad —o que se deba ser conformista—. El criterio, en definitiva, lo que busca es desarrollar la habilidad de elegir bien las cosas que se deben hacer, el momento para hacerlas y la calidad que esperamos en la ejecución.
6. Creatividad
La creatividad es un activo valiosísimo para que las personas y las organizaciones alcancen una alta productividad. Con una buena dosis creativa, aparecerán ideas para enfrentar y resolver todos los retos. Y, además, con esas buenas ideas se podrá optimizar lo que se hace y cómo se hace.
Cuando agregamos creatividad al orden, a la disciplina, a la planificación, al uso de la tecnología y al discernimiento les abrimos una ventana de enriquecimiento permanente a cada metodología y proceso. Mientras más trabajemos en nuestras capacidades creativas —porque la creatividad es un músculo que se ejercita y desarrolla—, mejores resultados obtendremos con nuestras inversiones de tiempo, atención y energía.
Una pizca de creatividad podría transformar un proceso tedioso y demorado en uno divertido y veloz. Un pequeño aporte creativo podría impulsar los resultados que tu negocio obtiene de una acción.
7. Autocrítica
La última de las siete herramientas para mejorar la productividad personal y colectiva es la franqueza para evaluarse. ¿Quieres ser muy productivo? Revísate con intensidad. Evalúa todo lo que haces, cuándo lo haces, por qué lo haces y cómo lo haces. Sé duro contigo y preocúpate por detectar cualquier fuga en tus tres recursos.
Revisar constantemente en qué inviertes el tiempo, la atención y la energía mental y física, teniendo siempre presentes los resultados que estás obteniendo, sirve para hacer un balance de lo invertido versus lo obtenido. Tenemos que empezar a ver la ejecución de las tareas como una inversión de la que esperamos recibir mucho a cambio. Para hacer ese análisis es indispensable la autocrítica. Esa retroalimentación será fundamental para perfeccionar todo el proceso.
Las personas altamente productivas se cuestionan con frecuencia y rigor. Quienes aspiran a mejorar su productividad analizan la forma y los frutos obtenidos, y sacan conclusiones constructivas que les sirven para evitar que se sigan cometiendo los errores que les cuesten recursos. La autocrítica te ayudará a proteger el tiempo, la atención y la energía y a sacar el mayor provecho de cada uno.
