La cotidianidad en la administración de una comunidad digital es agotadora y compleja porque está repleta de pequeñas tareas que se deben realizar con mucha sincronía y método. Por esto la planificación en la agenda semanal de un community manager es una obligación. Quien ejecuta el trabajo pesado del negocio en las redes sociales requiere de mucho orden en su actuar para poder tener un buen desempeño en la tarea. Es decir, un community manager debe estructurar muy bien su agenda, porque solo así cumplirá a cabalidad con todas sus responsabilidades.
El gestor de comunidades que quiera triunfar necesitará de mucha disciplina para sacar adelante la actividad de un negocio en las redes sociales. Asimismo, deberá aprender a trabajar en equipo, porque su labor dependerá de un relacionamiento continuo y fluido con todas las áreas de la organización. Por esto, tendrá que diseñar una buena agenda semanal.
Pero el trabajo en redes sociales en las compañías no es un estándar. Cada estrategia digital tiene sus particularidades. Entonces, es utópico tratar de crear un calendario que les funcione bien a todos los community managers. Una única receta ganadora es un sueño imposible. Por lo tanto, lo que intentaremos en esta publicación es presentar una agenda semanal típica, que esperamos te inspire a diseñar un calendario de trabajo para tus actividades cotidianas en las redes sociales.
Primero, aprovisiónate de un paquete básico de herramientas
Antes de lanzarnos a planear la agenda semanal de un community manager, es necesario coincidir en las herramientas que se necesitan para hacer un buen trabajo en las redes sociales del negocio. Porque de nada servirá tener un calendario bien estructurado si no se cuenta con los instrumentos básicos para ejecutar eficientemente las tareas.
Algunas herramientas son opcionales, pero lo recomendado es tenerlas todas. A continuación presentamos las siete que son fundamentales para construir una presencia de negocio potente en las redes sociales:
1. Un dispositivo móvil
Para gestionar una comunidad digital con éxito, tendrás que estar conectado en cualquier momento o lugar. El encargado community manager necesita un buen dispositivo móvil y un plan de datos generoso para poder desempeñar su labor. El dispositivo debe ser de última generación, tener una buena cámara para tomar fotografías y grabar videos y contar con el suficiente espacio de almacenamiento y procesamiento para facilitar el trabajo.
2. Un computador portátil
Con el dispositivo móvil, el community manager podrá ejecutar una gran cantidad de tareas por fuera de la oficina, pero algunas de las acciones requerirán de un computador —porque no todo se puede resolver con un móvil—. Por esto, lo mejor que puede hacer un negocio es dotar al gestor de redes sociales con un computador portátil. Con este equipo, el community manager no estará atado a un espacio físico y podrá desplazarse para trabajar desde cualquier lugar. Al igual que el dispositivo móvil, este computador debe tener una buena capacidad de almacenamiento y procesamiento.
3. Una segunda pantalla
Esta parece opcional, pero créannos: es muy útil para la agenda semanal de un community manager porque aumenta su productividad. Son muchas las ocasiones en las que se debe estar atento a múltiples redes sociales o plataformas, por esto contar con una segunda pantalla es una excelente idea. Con una pantalla extra se podrán monitorear o ejecutar acciones diferentes en las redes sociales sin perderse de nada. Aunque vale la pena tener cuidado, porque muchas veces esa actitud multitarea puede jugar en contra. Los buenos gestores de redes sociales saben que no pueden caer en la tentación de trabajar siempre con la segunda pantalla activada —esa segunda pantalla solo se debe usar en unas tareas específicas—.
4. Un software para crear contenidos audiovisuales
Otra herramienta indispensable es el software para la creación y la edición de las imágenes y los videos. Gran parte del contenido que se produce para las redes sociales es audiovisual, entonces el community manager necesitará tener acceso a una herramienta que le facilite el trabajo de diseño y creación de esos contenidos. Existen muchas opciones de software o plataformas que simplifican esta tarea —Canva, Adobe Suite, Sketch u otros—. Busca el que más te guste o mejor se adapte a tus circunstancias y cómpralo.
5. Acceso a un banco de imágenes
Una membresía para descargar imágenes le ayudará al community manager en su labor de creación de contenidos gráficos atractivos y creativos. Sostener una presencia en redes sociales requiere de un alto volumen de publicaciones, para navegar por esta obligación se necesita de un proveedor externo de contenidos multimedia —como Freepik, Shutterstock o Adobe Stock—. Obligarse a crear todo desde cero —tomar las fotos o grabar los videos— es un asunto que consumirá mucho tiempo del gestor de comunidades digitales del negocio.
6. Una herramienta para la escucha social activa
Una tarea en la agenda semanal de un community manager es la escucha social activa —oír lo que se dice del negocio en las redes sociales—. Para hacer esto con suficiencia se necesita sí o sí de una herramienta. El universo de alternativas para llevar a cabo esta labor es amplio —Brandwatch, HootSuite, Google Alerts, TweetReach, son solo algunos ejemplos de las herramientas disponibles en el mercado—: dale una mirada a esas alternativas, asesórate bien y prueba algunas antes de tomar la decisión de compra o suscripción.
7. Una herramienta para la gestión de redes sociales
Finalmente, necesitarás una herramienta que apoye la gestión de las redes sociales. Con ella, simplificarás tu trabajo y no te perderás u olvidarás de nada importante. Al igual que en el apartado anterior, aquí también hay muchas opciones válidas, gratis o pagas. Es más, algunas de las herramientas de escucha social activa también permiten automatizar los procesos de distribución de contenido y atención de la interacción en las principales redes sociales. Te volvemos a recomendar que hagas pruebas y te quedes con la que mejor te funcione.
Una guía para ordenar la agenda semanal de un community manager
Para empezar, queremos hacer énfasis en que dentro del trabajo de gestión de comunidades digitales existen semanas normales y anormales. Una semana normal es aquella en la que la actividad fluye dentro de lo planificado, sin sobresaltos positivos o negativos. Y una semana anormal es aquella en la que se viven momentos de grandes oportunidades —que deben ser aprovechadas con decisión— o momentos de crisis —en los que se debe estar completamente concentrado para evitar un deterioro de la reputación—.
Es obvio que planificar una semana atípica es imposible, porque predecir lo que pasará en esos escenarios es muy difícil. Pero, lo que sí se puede es estructurar una semana típica. Y en ese tipo de semanas es en el que nos concentraremos.
A continuación, presentamos los seis tipos de tareas en la gestión de redes sociales y un ejemplo de agenda semanal de un community manager:
1. Las tareas de contextualización
Este es el primer grupo de actividades que debe enfrentar un community manager en su día a día. Las tareas de contextualización, por lo general, se hacen por fuera del horario laboral —porque no requieren una atención extrema y hacen parte de la vida cotidiana de cualquier persona—, mientras nos preparamos para enfrentar el día —durante la ducha, el desayuno o el viaje a la oficina—. El objetivo aquí, como lo dice el título, es contextualizarse con lo que está pasando en el entorno, revisar lo que pasó mientras dormía y entender hacia dónde se dirigirá la atención de la audiencia a lo largo del día.
Entrar a las redes sociales personales es una excelente forma de contextualizarse. Revisar los temas del momento, leer a los influenciadores más importantes, escuchar las noticias en la radio o verlas en televisión, son algunas de las actividades que sirven para este propósito. La contextualización se hace para comenzar el día informado y con una orientación clara de lo que será importante durante la jornada.
2. Las tareas online
Es importante que se entienda que: un community manager debe estar en línea la mayor cantidad de tiempo posible, pero debe atender las responsabilidades de la presencia en línea durante periodos específicos del día; de lo contrario, su desempeño en otras tareas asociadas a la actividad sería deficiente.
En la agenda semanal de un community manager se deben tomar unas tres horas del día para atender la actividad online de la organización: una hora temprano en la mañana, media hora antes y media hora después de la pausa para almorzar y una hora al final de la jornada laboral. En este paquete de actividades, las que más se destacan son la atención a la interacción y la gestión del correo electrónico. Es importante que estas actividades se programen para momentos específicos del día, porque de lo contrario absorberán la atención y atentarán contra la productividad.
3. Las tareas asociadas al contenido
Producir y publicar contenido es la esencia del trabajo del community manager. Por su alto nivel de importancia, se debe destinar dos horas del día para trabajar en ello.
En la gestión del contenido existen cinco responsabilidades, que son:
a. Ideas e inspiración. Navegar la red para inspirarse, para revisar lo que hacen otros usuarios exitosos en las redes sociales y buscar allí buenas prácticas o ideas que potencien la creatividad es la primera tarea de un community manager. Solo se compartirán buenos contenidos si se consumen muchos contenidos.
b. Curación. No todo el contenido que las compañías comparten en sus redes sociales tiene que ser original. Se puede usar el contenido de terceros para enriquecer una presencia. Por lo tanto, a lo largo de la semana, el gestor de comunidades debe navegar la red buscando y archivando buenos contenidos que le aporten valor a su audiencia, para luego agregarlos al calendario de publicación.
c. Creación. Después de la curación, el community manager debe trabajar en el diseño y la creación de los contenidos originales. La selección de temáticas, la escogencia de los momentos oportunos para la publicación y la construcción de los contenidos son las actividades esenciales de esta parte del trabajo.
d. Insumos. Teniendo claros los contenidos originales y curados, el gestor necesitará trabajar en la obtención de los insumos —imágenes, videos, memes, etc.— que se requerirán para enriquecer los contenidos propios y de terceros.
e. Distribución. Con los contenidos curados y creados, con los insumos listos y con muchas ideas creativas recopiladas, se pasa a la planificación y la programación del calendario de publicación de la semana. Cuando se trabaja en los contenidos con tiempo, se potencia la creatividad y se sorprende a la audiencia cada semana.
4. Las tareas de investigación y análisis
Este cuarto grupo de actividades tiene como objetivo llenarse de información para tomar buenas decisiones en la gestión de la presencia social. La agenda semanal de un community manager debe destinar mínimo cinco horas —una hora diaria— para atender la investigación y el análisis.
Aquí se deben ejecutar básicamente cuatro asignaciones:
a. Retroalimentación. Es obligatorio que los gestores de redes sociales mantengan informados a todos los integrantes de la empresa sobre lo que sucede en el mundo digital —¿qué se dice sobre los productos o servicios?, ¿qué opinan los clientes del servicio?, ¿cuáles son las preguntas o quejas más recurrentes?, etc.—. Los buenos community managers diseñan y ejecutan procesos de retroalimentación interna por lo menos dos veces por semana.
b. Análisis de competidores. En este espacio se monitorea lo que hace la competencia y se analiza la relación que está construyendo con la audiencia y el mercado.
c. Observación de referentes. Además de chequear lo que hacen los rivales, se debe estudiar la actividad de los influenciadores y los negocios referentes en otras categorías, para nutrirse con información y casos exitosos.
d. Estudio de las plataformas. El gestor de comunidades debe investigar y estar atento a los avances de cada red social para poder anticiparse a los cambios y las oportunidades y para prevenir las amenazas.
5. Las tareas estratégicas
Los planes siempre son susceptibles de mejoría, por esto cada semana el community manager debe dedicar suficiente tiempo y recursos a la optimización de las estrategias. Con diez horas semanales creemos que se tiene un buen espacio para esta labor.
En este conjunto de tareas estratégicas queremos detallar cinco, que aunque no son las únicas, sí son las más importantes:
a) Planificación general. Estudiar la estrategia general del negocio en las redes sociales es una tarea prioritaria, porque con esto el gestor se mantendrá siempre en el rumbo trazado. Además, con una revisión permanente se pueden hacer ajustes para mejorar los resultados futuros.
b) Analítica de plataforma. Revisar los resultados de cada red: el crecimiento de la audiencia, la evaluación de las interacciones y demás indicadores que permitan conocer la salud de cada presencia social.
c) Analítica de contenidos. Examinar el desempeño de cada publicación en las redes sociales para aprender de los intereses y el comportamiento de los seguidores y para perfeccionar el calendario de contenidos.
d) Marketing de contenido. Perfeccionar la línea editorial siempre traerá buenos resultados. La agenda semanal de un community manager debe tener un espacio para el mejoramiento de los contenidos que se producen y publican.
e) Informes y conclusiones. Construir informes y redactar conclusiones, basándose en los cuatro ejercicios anteriores, es una tarea importante para tener a los directivos de la organización al tanto del trabajo digital.
6. Las tareas de escucha social activa
Tal como lo dijimos cuando abordamos las herramientas, la escucha social activa es un aspecto primordial del trabajo del community manager. Un gestor de redes sociales debe seleccionar un grupo de palabras clave —relacionadas con la marca, el producto o servicio y la comunidad— para monitorearlas y tener comunicación en caliente con quienes las usen en las redes sociales. Con la ayuda de la herramienta de escucha social activa se podrán detectar oportunidades y amenazas con el suficiente tiempo para reaccionar bien.
